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Spesenerfassung
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Siaxma®

Spesenerfassung

Viel weniger Aufwand bei der Spesenabrechnung

Formulare und Quittungen flattern durchs Büro, gehen zurück an den Absender, weil unvollständig, und verursachen erheblichen manuellen Aufwand, um am Schluss dann doch nie so genau zu stimmen. Und mit dem Home-Office ist das Spesenmanagement sicher nicht einfacher geworden.

«Was bisher auf mehreren, u.a. manuellen Wegen (z.B. Excel) zur Abrechnung gelangte, wickeln wir jetzt zentral und systematisch im unabhängigen Tool von SIAXMA® für die Spesenerfassung ab. Wie die Zeitdaten, kann jeder einzelne Mitarbeiter seine Spesen selbstständig im System erfassen und mit den eingescannten Quittungen belegen. Bereits ca. zwei Monate nach Inbetriebnahme meldeten mir diverse Dienststellen und Nutzerinnen, dass der Aufwand deutlich gesunken sei.»

Roger Danuser, Leiter Personalmanagement, Kantonale Verwaltung Graubünden

Häufig gestellte Fragen

Stellen Sie sich auch manchmal folgende Fragen:

  • Schöpfen wir das Potential zur Kosten- und Kapazitätsoptimierung aus? 
  • Betreiben wir zu viel manuellen Aufwand für das Spesenmanagement? 
  • Wie können wir für unsere Mitarbeitenden die Spesenabrechnung vereinfachen?
  • Wissen wir, welche Spesen zu welchem Auftrag gehören? 
  • Verrechnen wir unseren Kunden die tatsächlich generierten Spesen? 
  • Riskieren wir Ungenauigkeiten und Fehlerquellen? 
  • Wie gelingt uns ein aussagekräftiges Reporting?

Die Lösung

Warum ist die richtige Spesenerfassung so wichtig?

Mit der SIAXMA® Spesenerfassung können Sie jetzt die verschiedenen Spesenarten auf Ihre Aufträge, Projekte und Kostenstellen buchen und digital freigeben. Belege und Quittungen werden ebenfalls digitalisiert abgelegt und gehen nicht mehr verloren. Mit diesem Tool verbessern Sie die Kostenwahrheit in Ihrem Unternehmen.

Spesenerfassung ohne ERP
Das Modul SIAXMA® Spesenerfassung läuft, gekoppelt an die Spesenverwaltung, auch unabhängig von einem ERP-System (mehr darüber unter «Systemaufbau»). Ist ein solches bei Ihnen bereits im Einsatz, können die notwendigen Daten via Import-Schnittstelle übernommen werden.

Systemvoraussetzung

Systemvoraussetzung

SIAXMA® Manager
Beinhaltet die serverseitigen Verarbeitungsprozesse, die Mandanten- und Berechtigungsverwaltung, das Berichtcenter sowie die Hardwarekonfiguration.

SIAXMA® Personenverwaltung
Das zentrale Instrument für die Eingabe und Pflege sämtlicher Personenstammdaten. Hier hinterlegen Sie alle relevanten Zeitwirtschaftsdaten und Dokumente wie z.B. Diplome und Arztzeugnisse und pflegen individuelle Felder für Text- und Zahleninformationen. Mehr über Personenverwaltung

SIAXMA® Spesenserfassung
Die Spesenerfassung ist ein Modul im SIAXMA® Webterminal, das allen Mitarbeitenden erlaubt, ihre Spesen selbstständig zu erfassen. Quittungen können elektronisch den jeweiligen Spesenpositionen als Datei mitgegeben werden. Je nach Definition werden die erfassten Spesen über einen Freigabelauf zur Zahlung weitergeleitet.

SIAXMA® Spesenverwaltung
Mit der SIAXMA® Spesenverwaltung machen wir Sie unabhängig von einem ERP-System, weil Sie in diesem Modul die Grunddaten aller Aufträge, Projekte und Kostenstellen bewirtschaften, wie auch die entsprechenden Spesenarten und deren Zuordnung zu bestimmten Personen. Letztere gewährleistet, dass der Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Aufträge, Projekte und Kostenstellen sieht und bearbeiten kann. Falls Sie ein ERP-System im Einsatz haben und die Stammdaten weiterhin von dort beziehen wollen, können die notwendigen Daten via Import-Schnittstelle übernommen werden.

Funktionen

Nützliche Funktionen - SIAXMA® Spesenserfassung

Die Mitarbeitenden geben ihre Spesen auftrags-, projekt- oder kostenstellenbezogen ein. Die so erfassten – und bewilligten – Auslagen können zur Weiterverrechnung, zur Nachkalkulation oder für andere Auswertungen verwendet und schliesslich ausbezahlt werden.

Den Spesenarten können einerseits Geldbeträge oder Masseinheiten hinterlegt werden, z.B. für geschäftlich gefahrene Kilometer mit dem privaten Fahrzeug. Andererseits können Eingabebedingungen gestellt werden, z.B. ein Pflichtfeld für Erläuterungen oder die obligatorische Quittungserfassung ab einem bestimmen Frankenbetrag. So können Sie die Prozessqualität schon bei der Eingabe steuern.

Spesenlauf: Mehrstufige elektronische Freigabe
Sie können nach Ihren Bedürfnissen festlegen, welche Visierungsstellen einen Spesenantrag in welcher Reihenfolge bearbeiten. Sobald der Mitarbeiter den Spesenantrag zur Visierung freigegeben hat, wird die erste Visierungsstelle bzw. -gruppe per E-Mail informiert, und so weiter. Jede Instanz kann die Quittungen kontrollieren und bei Bedarf die Kontierung ändern. Sobald der Antrag von der letzten Visierungsstelle bzw. -gruppe visiert ist, gilt er als abgeschlossen und gelangt zur Auszahlung.

Ihr Nutzen

Keine unbegründeten Spesen mehr

  • Mehr Kostenwahrheit 
  • Einfache Bewirtschaftung der Spesen 
  • Weniger Papier, weniger Administration 
  • Mehrstufiges, voll digitales Bewilligungsverfahren 
  • Elektronisch hinterlegte Spesenquittungen 
  • Mitarbeiterberichte und Auswertungen (nach Auftrag, Projekt oder Kostenstelle) 
  • Vollständige Integration in Ihr SIAXMA® Web 
  • Modularer Systemaufbau: Sie kriegen nur, was Sie benötigen

Hosting

Schrecken Sie hohe Investitionen und mögliche personelle Engpässe ab? Um den Einstieg zu einem professionellen Tool möglichst einfach zu gestalten, bieten wir unsere Systeme für die Zeit und Sicherheit auch als Hosting-Lösung an

Mit dem Hosting-Kalkulator erfahren Sie schnell und bequem, was Sie ein SIAXMA® Hosting kostet:

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