Aufgabenstellung
Von der Excel- in die Neuzeit
Die Ausgangslage war so, wie wir sie immer wieder antreffen: mehrere Organisationsstrukturen, unterschiedliche Unternehmenskulturen, nur teilweise mit Zeiterfassung, dann aber verschiedene Systeme und Generationen. Das war die Ausgangslage. Und dies die Aufgabe:
- Einheitliche Zeiterfassung auf einem zentralen Server
Auf einen Blick
Die wichtigsten Eckdaten zum Liefer- und Installationsumfang
130
Mitarbeitende
13
Standorte
150
Webterminal-Lizenzen
HERAUSFORDERUNG
Ein neues Zeitalter der Zeiterfassung einläuten
Benannt nach der Blumenbörse Mörschwil (SG), umfasst der stattliche Filialbetrieb vier Unternehmen (Blumenbörse Mörschwil AG, Vinzenz Meier AG, Faller AG, Blumenbörse Zürich-West) mit 13 Standorten und 130 Mitarbeitenden in der deutschen und französischen Schweiz. Er besteht teilweise aus kleinsten Einheiten mit nur drei Angestellten. Diesem Umstand galt es, Rechnung zu tragen. Das knappe Budget inspirierte unsere kreativen Entwickler-Köpfe zu neuen Ansätzen.
Nicole Rietmann, Leiterin Personaladministration, meint dazu: «Die neue Plattform war dringend nötig! Wir hatten die Arbeitszeiten zum Teil an unterschiedlichen Orten manuell in Excel Listen eingetragen und diese dann in der Zentrale zusammengeführt. Auch nach der Inbetriebnahme mussten wir die ersten drei Monate von Hand im neuen System erfassen, weil ein automatischer Import gar nicht möglich war.» Je nach Kanton und Tochterfirma unterscheidet sich der Wochenplan ausserdem bezüglich Wochenarbeitszeit, Pausenregelung, Feiertagen usw.
«Wir hatten am Anfang zugegebenermassen einige Schwierigkeiten mit unseren Netzwerkverbindungen, sodass die Leute nicht ganz sicher waren, ob ihre Eingabe wirklich geklappt hat», räumt Rietmann ein. «Das Vertrauen ins neue System musste langsam wachsen, das ist bei solchen Veränderungen jedoch normal. Wir wurden zudem von der Siaxma AG immer hervorragend unterstützt.»
LÖSUNG
Kundenspezifische Funktionen, minimale Hardware
Um die Installation dieser zusätzlichen Hardware zu umgehen, haben wir einen Netzwerkdienst entwickelt, der die Kommunikation zwischen SIAXMA® und den Zeiterfassungsterminals steuert und den Anschluss an die bestehende LAN-Infrastruktur ermöglicht. Damit konnte das angestrebte Kostendach für die Hardware eingehalten werden. An den Standorten mit nur wenigen Mitarbeitenden steht für die Erfassung der Zeitdaten das SIAXMA® Webterminal im Einsatz.
Das Zeitmanagement verbessert
Die BM Group nutzt u.a. Errungenschaften der SIAXMA® Zeiterfassungssoftware, die speziell für deren Bedürfnisse entwickelt wurden. Nicole Rietmann kann von ihrem Büro in der Ostschweiz aus die Zeitdaten aller Mitarbeitenden einsehen und damit verschiedene Auswertungen generieren. Mit der Vorgesetztenfunktion können die berechtigten Führungspersonen, vor allem aber die Personalleiterin, die Monatsabrechnungen elektronisch visieren und bei Bedarf korrigieren. Die Personalleiterin kann Rechte vergeben und jeder/m Mitarbeitenden den richtigen Wochenplan zuweisen, der sich je nach Kanton und Tochterfirma unterscheidet.
Abwesenheiten vorher erfassen
Ein weiterer Pluspunkt der neusten SIAXMA® Software ist die Mehrsprachigkeit, erleichtert sie doch die firmeninterne Kommunikation mit dem französischen Landesteil. Die Funktion ‚Abwesenheitsplanung‘ dient schliesslich dazu, den Personaleinsatz mittelfristig optimal zu steuern. Jeder Einzelne erfasst seine planbaren Absenzen – Ferien, Weiterbildungen, Militärdienst und ähnliches – im Sinne eines Antrages vorgängig im System.