Aufgabenstellung
Zeiterfassung im Ausnahmezustand
Das bestehende Zeiterfassungssystem kommt an seine Grenzen, zu viele manuelle Schritte verursachen zu viel Aufwand. Das neue SIAXMA®-System bringt zwar die ersehnte Entlastung, aber dann kommt Corona, und alles ist anders. Kann die Zeiterfassung die vielen neuen Herausforderungen bewältigen? Der Kunde bestellte folgende Dienstleistungen und Systeme:
- Beratung //-
- Zeiterfassung //-
- Absenzplanung //-
- Hosting-Lösung //-
- Zutrittskontrolle
Auf einen Blick
Die wichtigsten Eckdaten zum Liefer- und Installationsumfang
23
Anzahl Zutrittsleser
75
Anzahl Nutzer/innen Zeiterfassung
25
Anzahl Nutzer/innen Mobile Phone
HERAUSFORDERUNG
Starkes Wachstum fordert das System
Die Testo Industrial Services AG ist ein Tochterunternehmen der Testo SE & Co. KgaA, einer der weltweit grössten Hersteller von transportablen Messgeräten. In ihren vom Eidgenössischen Institut für Metrologie METAS akkreditierten Laboren führt die Testo Industrial Services AG u.a. Kalibrierungen zur Überprüfung der Genauigkeit unterschiedlichster Messgeräte und -verfahren durch. Sie unterstützt damit ihre Kunden bei der Einhaltung von Normen und Richtlinien.
2012 führte Testo erstmals ein elektronisches Zeiterfassungssystem ein. Es war lokal installiert und reichte aus für die damals rund 20 Mitarbeitenden. Unterdessen zählt das Team über 60 Leute und wächst weiter. Das System stiess also bald einmal an seine Grenzen. Zu viele manuelle Schritte waren nötig, und die Mitarbeitenden hatten keinen Zugriff auf ihre Zeitdaten wie z.B. die Soll-Stunden oder Ferienguthaben.
Aus Sicherheitsgründen wollten die Verantwortlichen keine lokalen Software-Installationen auf den eigenen Servern, und die externen Mitarbeitenden sollten ihre Daten auch mobil erfassen können. Corona hat das Unternehmen dann nochmals auf dem linken Fuss erwischt, der Umsatz brach über Nacht um 40 bis 50 % ein und machte nicht nur das Home Office, sondern auch die rasche Anmeldung zur Kurzarbeit erforderlich. Die Arbeitslosenkasse verlangte eine genaue Übersicht der Kurzarbeitsstunden pro Mitarbeitenden. Mit der Mitarbeiterzahl stieg auch der Platzbedarf bei Testo. Die Firma hat ihre Räumlichkeiten in Egg um das Dreifache erweitert und betreibt noch zwei weitere Standorte in der Schweiz. Deshalb wurde auch die Zutrittskontrolle zum Thema.
LÖSUNG
Miet-Modell und mobile Erfassung
Dank der Cloud Lösung von Siaxma bezahlt Testo zwar „Miete“, dafür benötigt sie weder personelle Ressourcen, noch Infrastruktur oder Updates. Die Kombination von Webterminal und mobilen Zeiterfassungsmöglichkeiten, sprich die Handy-App für iOS und Android, ermöglicht es vor allem den externen Mitarbeitenden – Service-Ingenieure, Techniker und der Aussendienst – ihre Zeit- und Leistungsdaten am Arbeitsplatz in Egg oder eben im Home Office bzw. unterwegs erfassen und kontrollieren zu können. Die Umstellung auf Home Office war aus administrativer Sicht also kein Problem. Ebenfalls rein elektronisch verläuft das Bewilligungs- und Freigabeverfahren für Ferien, Absenzen oder sonstige Anträge an die Vorgesetzten oder die zentrale HR-Stelle. Bei den Teilzeitangestellten ist das entsprechende Teilzeitmodell hinterlegt, das System errechnet alle Parameter selbstständig.
Dank des Zeiterfassungssystems wurden diese recht einschneidenden Veränderungen gut unterstützt, weil nur kleine Anpassungen nötig waren, um die Kurzarbeitszahlen herauszuziehen. Wir mussten nichts extra programmieren, sondern konnten im Standard-Tool ein paar neue Parameter setzen. Man muss sich das wie ein zusätzliches Absenzenkonto vorstellen: Anstatt „Militär“ oder „Krankheit“ wähle ich einfach „Kurzarbeit“. Auch der Datenexport (Excel) ist Bestandteil der Standard-Anwendung. Wenn alles wieder normal läuft, wird die Auswahl „Kurzarbeit“ auf unsichtbar gestellt.
Teure Instrumente sicher ausleihen
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle laufen auf der gleichen Plattform und nutzen die gleichen Stammdaten. Für Testo ist auch die Leihgabenverwaltung sehr hilfreich: Ihre teuren Mess- und Kalibrierinstrumente sowie auch persönliche Ausrüstungen sind im System den jeweiligen Mitarbeitenden zugewiesen und somit jederzeit lokalisierbar.