AUFGABENSTELLUNG
Es muss intuitiv sein
Das war eine der wichtigsten Anforderungen, welche die Solothurner Spitäler AG, kurz soH, an Siaxma stellte. Als Spezialistin für Zeiterfassung erfüllen wir diese Vorgabe u.a. dank des neuen Webterminals (sprich PC-Bedienoberfläche) noch besser. Wir haben es 2025 komplett neugestaltet, nach dem Motto «weniger ist mehr» und mit dezenten, bildschirmfreundlichen Farben. Daniel Trüssel bestätigt: «Viele der positiven Rückmeldungen von den Anwender:innen betreffen das ‘Look and Feel’.»
An zweiter Stelle, also vor dem User Interface, stand im Pflichtenheft, dass man seine Zeit auch rückwirkend und manuell erfassen kann. Und zuoberst auf der Liste schliesslich die Schnittstelle zur bestehenden Personaleinsatzplanung (PEP). Diese ist bei der soH seit Jahren in Betrieb. Ebenfalls nicht zur Diskussion standen die rund 150 Leser von einer Drittfirma (intern liebevoll noch «Stempeluhren» genannt), an denen die Mitarbeitenden mit ihrer Ausweiskarte badgen. Die Anbindung bestehender Hard- und Software ist für uns nichts Aussergewöhnliches. Im Gegenteil, wir haben sie zu einer unserer Stärken gemacht.
- Zeiterfassung
AUF EINEN BLICK
Die wichtigsten Eckdaten zum Liefer- und Installationsumfang
400
Webterminal Nutzer:innen
400
Mobile Phone Nutzer:innen
4
Standorte
HERAUSFORDERUNG
Sportlicher Terminplan
Bei IT-Projekten besteht das Risiko, alles der Technik unterzuordnen. Wenn der Dienstleister jedoch vom ersten Gespräch an den Go-Live-Termin kennt, gibts keine Ausreden. Unser Projektleiter Urs Blutbacher konnte dank seiner Erfahrung und Vorkenntnisse bezüglich der soH-Infrastruktur den Terminplan mit gutem Gewissen akzeptieren. Konkret: Das Erstgespräch fand am 23. April 2025 statt. Am 1. Dezember desselben Jahres musste die Zeiterfassungs-Software laufen. Was locker machbar scheint, ist für ein Projekt dieser Grössenordnung sportlich. Weil wir innerhalb von zwei Wochen eine Offerte vorlegen konnten, blieb genügend Zeit für das Testing und die Freigabe des «Proof of Concept» im August. Für das Rollout standen also lediglich drei Monate zur Verfügung.
Eine weitere Herausforderung waren die Schnittstellen zur PEP, weil die Zeitberechnungen hier und nicht in unserer SIAXMA®-Umgebung laufen. Auch das Datenformat und die Synchronisationsintervalle mussten genau definiert werden, um die unterschiedlichen Zeitdaten von unterschiedlichen Eingabequellen – Leser und PC-Arbeitsplätze, je nach Funktion auch im Homeoffice – zu vereinheitlichen. Die mobile Erfassung via Smartphone wäre ebenfalls möglich, ist jedoch noch in der Evaluation.
LÖSUNG
Wissensvorsprung
Wir durften per Dezember 2025 das Vorgängerprodukt ablösen. Dabei erwies sich ein kleiner Wissensvorsprung als förderlich. Unser Projektleiter, Urs Blutbacher, kannte die Infrastruktur der soH und konnte sehr genau einschätzen, was er vorfinden würde und welche Integrationsmassnahmen nötig waren. Daniel Trüssel ordnet ein: «Das hat die Vorgespräche und Projektierung erleichtert. Was ebenfalls zum vorbildlichen Ablauf der Software-Einführung beigetragen hat, war die hohe Professionalität und grosse Erfahrung in der Zeiterfassung, mit der das Siaxma-Team an den Start ging.»
Mit Bezug auf die erwähnten Aufgabenstellungen lässt sich sagen: Die Bedienoberfläche des SIAXMA® Webterminals ist so selbsterklärend, dass praktisch keine Rückfragen von Benutzer:innen eingehen. Die Direktion HRM, welche die Hoheit über die Zeiterfassung hat, hat eine kurze Anleitung verfasst, die offensichtlich kaum gebraucht wird. Zudem haben wir das System wie üblich dem HR-Reglement der Kundin punktuell auf den Leib programmiert.
Integration in bestehende Infrastruktur
Zurzeit nutzen zwischen 350 und 400 von insgesamt rund 4'640 Mitarbeitenden an vier Standorten im Kanton Solothurn die SIAXMA® Zeiterfassung, Tendenz steigend. SIAXMA® schickt die via Leser oder Webterminal erfassten Daten an die PEP, die sie verarbeitet und zurück an SIAXMA® gibt. So können die Mitarbeitenden an ebendiesen Eingabegeräten ihre aktuellen Zeitsaldi abrufen. Auch die rückwirkende Erfassung der Arbeitszeit ist via Webterminal gewährleistet.
Im übertragenen Sinn «rückwirkend» ist auch die nicht selbstverständliche Integration der gesamten bestehenden Leser- und Rechnerinfrastruktur in unser Zeiterfassungssystem, und umgekehrt dessen Einbettung in die IT-Umgebung der soH. Die Rückwärtskompatibilität ist seit jeher ein wichtiger Pfeiler unserer Produktphilosophie. Dadurch hat die soH ihre früheren Investitionen schützen und neue vermeiden können. «Die selbstständige Termin- und Budgetkontrolle und die doppelte Punktlandung durch Siaxma haben mich beeindruckt. Mit einem massgeschneiderten Servicevertrag haben wir hohe Planungs- und Kostensicherheit. Ausserdem habe ich selten erlebt, dass ein Dienstleister so transparent und auf Augenhöhe kommuniziert. Deshalb spreche ich bewusst von einem Vorzeigeprojekt, Das bestätigen auch meine Kolleg:innen aus der IT und dem HRM.»