AUFGABENSTELLUNG
Eine andere Sphäre der Zeiterfassung
Der regionale Naturpark Biosfera Val Müstair umfasst mit 199 km2 das gesamte Gebiet der Gemeinde Val Müstair und erstreckt sich vom Ofenpass bis an die Grenze zum benachbarten Vinschgau (Südtirol/Italien). Zusammen mit dem Schweizerischen Nationalpark und Teilen der Gemeinde Scuol bildet der Naturpark zudem das UNESCO Biosphärenreservat Engiadina Val Müstair.
Tschierv, Fuldera, Lü, Valchava, Sta. Maria, Müstair. Der wunderbare Klang dieser Ortsnamen widerspiegelt sich in der ebenso wunderbaren Natur der Biosfera Val Müstair. Auch wenn es in diesem «Park von nationaler Bedeutung» unter anderem um Landschaft, Naturschutz, Biodiversität und Brauchtum geht, will diese Institution auch effizient geführt sein. Karin Merz, Leiterin Administration, hat den Stein für ein elektronisches Zeiterfassungssystem ins Rollen gebracht. Nach guten Erfahrungen mit SIAXMA® bei ihrem vorherigen Arbeitgeber sah sie sich nach ihrem Wohnorts- und Jobwechsel 2017 jedoch in die Zeiten von Excel-Tabellen zurückversetzt.
- Zeiterfassung // -
- Leistungserfassung // -
- Abwesenheitsplanung
AUF EINEN BLICK
Die wichtigsten Eckdaten zum Liefer- und Installationsumfang
11
Anzahl Nutzende Zeit-/Leistungserfassung
11
Anzahl Mitarbeiter/innen
11
Anzahl Nutzende Abwesenheitsplanung
HERAUSFORDERUNG
Zeiterfassung mit Excel war wenig «nachhaltig»
Als Buchhalterin mit HR-Verantwortung obliegt Karin Merz auch das Zeitmanagement. Ein paar Jahre lang konnte sie mit den Excel-Listen leben, tat ihren Wunsch nach digitaler Zeiterfassung für das 10-köpfige Team jedoch immer wieder kund. Sie wendete immerhin einige Stunden pro Monat für das fehleranfällige Übertragen und Zusammenführen von teils lückenhaften Daten auf, für das Buchen auf die Kostenstellen, aber auch für das Eröffnen des jeweils neuen Jahres. Ihr Chef liess ihr schliesslich freie Hand bei der Evaluation und Einführung einer zeitgemässen Lösung.
Nach Gesprächen mit anderen Parkorganisationen, die mit ihren eigenen Drittsystemen nicht ganz glücklich sind, wie auch einem Anbietervergleich, entschied sich Karin Merz für die Siaxma AG. Sie erinnert sich an ihre früheren Arbeitsstellen in zwei Zuger Gemeinden: «Es lief einfach.» Sie wollte jedoch mehr als nur reine Zeiterfassung. Wenn schon, dann sollte das System aus den Arbeitszeiten und den hinterlegten Stundensätzen die laufenden Projektkosten errechnen, und zwar unabhängig von einer ERP-Anbindung. Dies nicht zuletzt für das Reporting an Bund und Kanton. Diese Funktion ist in der SIAXMA® Software nicht standardmässig angelegt.
LÖSUNG
Erfassungsdisziplin kam von selbst
Wir haben also eine Schnittstelle zum Buchhaltungsprogramm gebaut und der Biosfera Val Müstair ein Miet-Paket, sprich eine Cloud-Lösung mit Zeit- und Leistungserfassung, Spesenverwaltung und Abwesenheitsplanung geschnürt. Gleichzeitig haben wir die Mitarbeiterdaten sowie die Arbeitsreglemente erfasst, um die Initialkosten für den Kunden möglichst gering zu halten. Somit konnten wir das massgeschneiderte Zeiterfassungssystem «ready-to-run» aufschalten. Karin Merz dazu: «Im November 2021 hat Siaxma uns das Produkt online vorgestellt, und am 1. Januar 2022 war es bereits in Betrieb.» Jetzt begann im Val Müstair ein neues Zeitalter der Zeiterfassung.
Sie macht keinen Hehl daraus, dass sich die Begeisterung der Kolleginnen und Kollegen anfangs in Grenzen hielt. Sie mussten sich umgewöhnen, etwas Neues lernen. «Heute würde es niemand mehr hergeben», freut sich Merz und ergänzt: «Das Beste ist: Während die Erfassungsdisziplin, z.B. Abwesenheiten, zu Excel- und Outlook-Zeiten zu wünschen übriggelassen hatte, machen nun alle zuverlässig mit.» Das habe damit zu tun, dass die Zeitsaldi für alle sichtbar und immer aktuell seien.
Die Zugerin nennt weitere Vorteile und Erleichterungen, von denen das Team nun profitiert. Fehler werden vermieden, sei dies bei der Erfassung oder Bearbeitung der Zeitdaten. Zudem sparen alle Zeit, vor allem Karin Merz, für Projekte und andere relevanten Geschäfte. Und schliesslich ermöglicht der externe Zugriff via Webterminal viel Flexibilität. Sie selber ist kürzlich Mutter geworden und arbeitet vermehrt im Home Office.
«Für unsere kleine Organisation ist die Zeiterfassung ‘zur Miete’ genau richtig, und vor allem bezahlbar», bestätigt Karin Merz. Demo, Beratung und Implementierung laufen von A bis Z online ab, kein Siaxma-Mitarbeiter hat je einen Fuss ins Val Müstair gesetzt (das durchaus eine Reise wert wäre!), denn es gab keine Soft- und Hardware-Installation vor Ort. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in der Schweiz und sind sicher. Und sollte das Team in Tschierv in den nächsten Jahren wachsen, wächst das SIAXMA® Zeiterfassungssystem einfach mit. Wie die goldgelben Lerchen, die 32% der Biosfera bedecken.