WIR SPINNEN. NETZE FÜR ZEIT UND SICHERHEIT.
Kantonale Verwaltung Graubünden
Kantonale Verwaltung Graubünden

Aufgabenstellung

Zeiterfassung im XXL-Format

Seit Januar 2020 nutzen in Graubünden gut 2300 von insgesamt 3500 Kantonsangestellten unsere SIAXMA® Software. Die neu entwickelte Leistungs- und Spesenverwaltung funktioniert auch ohne ERP-Anbindung. Die kantonale Verwaltung hat folgende Dienstleistungen und Produkte in Anspruch genommen:

  • Beratung //-
  • Zeiterfassung //-
  • Leistungserfassung //-
  • Leistungs- und Spesenverwaltung //-
  • Absenzplanung

Auf einen Blick

Die wichtigsten Eckdaten zum Liefer- und Installationsumfang

3500

Anzahl Mitarbeitende

2300

Anzahl Nutzer/innen

500

Anzahl Nutzer/innen Mobile Phone

HERAUSFORDERUNG

Riesige Berufs- und somit Bedürfnisvielfalt

Der Kanton schrieb die Zeiterfassung 2018 neu aus. Das neue Produkt sollte neben der bisherigen Funktionen auch den Erfassungsaufwand reduzieren, die Projekterfassung und -bewirtschaftung ermöglichen, Stellvertretungen, Abwesenheiten und das Dienstalter verwalten können, erstmals eine Spesenverwaltung enthalten und eine Vielzahl von Auswertungen bereitstellen. Nicht zuletzt, weil die Politik immer exaktere Kennzahlen fordert.

Roger Danuser sagt unumwunden: „Wir hatten Respekt vor diesem Systemwechsel. Eine der ganz grossen Herausforderungen war die schiere Vielfalt an Tätigkeiten in unserer Verwaltung. Da gibt es u.a. Verwaltungsfachkräfte, Lehrerinnen, Ingenieure, Juristinnen, Finanzspezialisten, Gärtnerinnen, Politiker, Polizistinnen, Jagdaufseher, Grabungstechniker, Geologen, Immobilienbewerter, Justizvollzugsbeamte, landwirtschaftliche Angestellte... oder anders ausgedrückt: 39 KMU unter einem Dach!“

Es galt also, die Bedürfnisse dieser sehr unterschiedlichen Nutzerinnen und Nutzer – mit den jeweils nötigen Kompromissen – im System abzubilden.

Eine weitere Herausforderung war die grundsätzliche Leistungsfähigkeit unserer Software. Die schiere Menge von Mitarbeitenden und die z.T. unvorhersehbaren, zeitlich versetzten Zugriffe – die Polizei beispielsweise auch mitten in der Nacht – führten praktisch zur 24/7-Belastung des Systems.

LÖSUNG

Auch ohne ERP-Anbindung

Wir verbesserten die Performance mit Programmoptimierungen und zusätzlichen Zeitrechnern, sodass wir die Nutzer gruppenweise auf die Rechner „verteilen“ konnten. Zum Zeitpunkt dieser Berichterstattung sind übrigens rund 1000 Mitarbeitende in ihren Home Offices, was das System zusätzlich auf die Probe stellt. Eine weitere Knacknuss war die Schaffung der integrierten Spesenverwaltung, auch dies eine Premiere bei einer öffentlichen Verwaltung und in dieser Grössenordnung. Wie die Zeitdaten können Spesen von jedem einzelnen Mitarbeiter selbstständig erfasst und mit den eingescannten Quittungen belegt werden. Dazu haben wir ausserdem ein unabhängiges Auftrags- und Projektmanagement-Tool programmiert, sodass hierfür keine aufwändigen Schnittstellen zu ERP- und ähnlichen Systemen mehr nötig sind. Die einzigen Daten, die wir in diesem Fall zweimal täglich importieren, sind die Personen- und Organisationsdaten aus dem bestehenden „Xpert.Line“.

Die SIAXMA®-Zeiterfassung verfügte bereits über eine Vorgesetztenfunktion mit elektronischem Freigabeprozess. Aber auf Wunsch des Kunden haben wir diesen auf sage und schreibe 20 Hierarchiestufen ausgebaut – das hat, um es etwas salopp auszudrücken, unseren Programmierern hin und wieder „dr Chopf verläse“!

Beweglich bleiben

Damit ist das Projekt Zeit- und Leistungserfassung aber nicht beendet, der nächste (logische) Entwicklungsschritt ist bereits in Arbeit. Um den rund 500 Mitarbeitenden, die ständig unterwegs sind – z.B. Polizisten und Jagdaufseher – eine bequeme Erfassungsart zu bieten, wird Mitte Jahr die Mobile-App fürs Handy in Betrieb genommen. Dafür haben wir nach der iPhone- nun auch die Android-Lösung fertiggestellt. 

Referenzbericht Kantonale Verwaltung GR