AUFGABENSTELLUNG
Wichtige Zeit- und Leistungskennzahlen
Per 1. Januar 2025 wurde bei der Kantonalen Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden die Excel-Zeiterfassung abgelöst. Rund 800 Kantonsangestellte erfassen und bewirtschaften seit dann ihre Zeitdaten am PC-Arbeitsplatz und via Mobile-App. Eine konsolidierte Ansicht über die gesamte Organisationseinheit (Amt / Departement / Kanton) war bis zur Einführung der elektronischen Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung von Siaxma nicht möglich, ausser mit enormem Aufwand.
Es war also an der Zeit, ein Führungsinstrument zu beschaffen, das eine Gesamtschau über den ganzen Kanton ermöglicht, die gesetzlichen Vorgaben «automatisch» erfüllt und Fehlerquellen eliminiert. Gleichzeitig sollten die Benutzer:innen ein einfaches Hilfsmittel erhalten, das die Zeiterfassung nicht zur Last, sondern zur Lust macht.
- Zeiterfassung //-
- Leistungserfassung // -
- Spesenerfassung //
AUF EINEN BLICK
Die wichtigsten Eckdaten zum Liefer- und Installationsumfang
800
Webterminal Nutzer:innen
800
App Nutzer:innen
3
Terminals
HERAUSFORDERUNG
Wie Dutzende «KMU» in einem System
Bei einer kantonalen Verwaltung denken wohl viele Menschen an Bürojobs mit ähnlichen Profilen. Weit gefehlt! Ein Kanton beschäftigt unzählige verschiedene Berufsgruppen, von der Tiefbauerin über die Lehrperson und den Pflegefachmann bis zur Försterin. Die naturgemäss unterschiedlichen Bedürfnisse und Arbeitsmodelle – Teilzeit, Schicht, Mehrfachanstellungen usw. – unter einen Hut zu bringen, ist die grosse Herausforderung.
Von dieser Komplexität sollten die Nutzenden vordergründig nichts mitbekommen. Das erfordert vom Dienstleister eine hohe Flexibilität der Applikation und ein gutes Verständnis von den unterschiedlichen Anforderungen einer Verwaltung. Damian Kalbermatter, Leiter Personalamt, resümiert: «Genau damit konnte die Siaxma AG bei der Umsetzung der Lösung punkten.»
LÖSUNG
Erstanwender des neuen Webterminals
Die aktuell rund 800 Nutzerinnen und Nutzer geben am PC-Arbeitsplatz oder auf ihrem Mobiltelefon ihre Arbeits- und Projektzeiten, Abwesenheiten, Ferien und weitere Parameter ein. In wenigen Fällen, z.B. in der Küche oder beim Reinigungsdienst, stehen Touchscreen-Leser für die Eingabe zur Verfügung. Die Mitarbeitenden loben vor allem die zeitgemässe, grafische Oberfläche, die in Ausserrhoden ihre Premiere feiern durfte. Sie sei sehr benutzerfreundlich und intuitiv.
Die Zeiterfassungs-App steht allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Die Verantwortlichen haben jedoch bewusst kein Tracking eingerichtet, das zeigt, wer wie erfasst. Aber auch hier betonen die Mitarbeitenden die einfache und übersichtliche Bedienoberfläche. Sogar am Handy können sie ihre Zeitsaldi einsehen und bestimmte Parameter verwalten. Auch konnte der Spesenprozess vollständig digitalisiert werden, von der Erfassung bis und mit Auszahlung. Seit Kurzem lassen sich sogar Quittungen mit dem Smartphone fotografieren und hochladen – eine echte Erleichterung, wie Damian Kalbermatter sagt.
Weniger Fehler, weniger Aufwand – mehr Information
Jede Führungsebene hat nun die konsolidierten Arbeitsstunden, Projektarbeiten und Spesen im Blick, inklusive der Stundenlöhner:innen und der diversen Zulagen. Das ist für den Amtsleiter ein unverzichtbares Führungsinstrument. Mithilfe der Zahlen und Grafiken lassen sich Muster und Zielabweichungen erkennen. Ausserdem ist nun auch die digitale Visierung durch alle Ebenen hindurch implementiert. Schliesslich ist die Fehleranfälligkeit mit der elektronischen Zeiterfassung viel geringer. Im System können bei Bedarf gewisse Einschränkungen gesetzt, Felder gesperrt, Fehlermeldungen ausgelöst werden. So kann die Userin/der User die Eingabe sofort korrigieren.
Mit der Zeit- und Leistungserfassung von SIAXMA® und ihrem aussagekräftigen Reporting über alle Hierarchiestufen hinweg ist dem Kanton nach eigener Aussage ein Quantensprung gelungen. «Wir sind vom neuen System rundum überzeugt, um nicht zu sagen begeistert. Die Profis von Siaxma haben eine echte Ahnung vom ’Verwaltungsgeschäft’. Hier ist ein Unternehmen am Start, das eine sehr flexible Lösung entwickelt hat, die sich optimal parametrieren lässt. Ich habe schon einige IT-Projekte ge- oder begleitet, habe aber noch selten eine so geordnete und professionelle Abwicklung auf Augenhöhe erlebt. Termin, Kosten und Qualität – alle drei voll und ganz erfüllt.»