Aufgabenstellung
Elektronische Zutrittskontrolle für Gemeinde: Zeit sparen, Sicherheit gewinnen
Die Gemeinde Oensingen gehört zu den Vorreitern unter den öffentlichen Verwaltungen in Sachen Zutrittskontrolle. Bereits 2013 beschloss der Gemeinderat die schrittweise Einführung eines elektronischen Schliesssystems für Liegenschaften.
Bei Projektbeginn 2015 hiess es auf der Bauverwaltung: „Wir wussten zum Teil gar nicht mehr, wer welche Schlüssel hat.“ Unser Auftrag lautete somit: Die Sicherheit in den öffentlichen Liegenschaften zu erhöhen, die Zutrittsberechtigungen und Haustechnik besser überwachen und steuern sowie weniger mechanische Schlüssel verwenden. Viel weniger.
Das herkömmliche Schliesssystem mit unzähligen Einzelschlüsseln war unübersichtlich und führte zu Kontrollverlust. Mit der elektronischen Zutrittskontrolle von Siaxma hat die Gemeinde Oensingen eine effiziente und sichere Lösung für ihr Liegenschaftenmanagement gefunden. Die Zeitersparnis und die verbesserte Kontrolle über Zutrittsberechtigungen und haustechnische Einrichtungen haben den Verwaltungsaufwand reduziert und die Sicherheit erhöht.
- Engineering // -
- Elektronisches Schliesssystem // -
- Zutrittskontrolle // -
- Tür- und Alarmmanagement //-
- Zeiterfassung //-
- Leistungserfassung
Auf einen Blick
Die wichtigsten Eckdaten zum Liefer- und Installationsumfang
500
Anzahl Nutzende Zutrittskontrolle
60
Anzahl Nutzende Zeiterfassung
300
Leser
HERAUSFORDERUNG
Von Schliessplänen und Schlüsselmanagement
Die unüberschaubaren und lückenhaften Schliesspläne sowie kiloschweren Schlüsselbünde zu eliminieren, hatte weitreichende Konsequenzen. Für die Verwaltung, die Mitarbeitenden, die Vereine und alle, die Zutritt zu den diversen Gebäuden brauchten.
Am wichtigsten und eigentlicher Auslöser waren die Abschaffung der mechanischen Schlüsselund die stark verbesserte Kontrolle über die Zutrittsberechtigungen. Und genau diese Kontrolle fehlte beim alten, herkömmlichen Schliesssystem weitgehend.
LÖSUNG
Badgen statt Schlüssel
Mit der neuen Lösung von Siaxma wird ein kleiner, runder Badge eingesetzt. Er ersetzt die mechanischen Einzelschlüssel, die vorher im Dutzend am Schlüsselbund hingen. Das elektronische System protokolliert alle Bewegungen eines bestimmten Badges. Das erhöht die Sicherheit, ermöglicht eine Rückverfolgbarkeit von Ereignissen und erlaubt die gezielte Einflussnahme bei Fehlverhalten oder Missgeschicken.
Für die verbliebenen Schlüssel wurde eine Schliessplanverwaltung implementiert, die den Überblick darüber ermöglicht, wer welchen Schlüssel besitzt und zu welchen Zylindern dieser passt.
Effiziente Steuerung von Gebäude, Licht, Türen und Haustechnik
Mittlerweile sind vier Kindergärten, ein Pumpwerk, ein Reservoir, das Feuerwehrmagazin, der Bienkensaal, das Sportzentrum Bechburg, Teile des Werkhofs und die vier Gebäude des Schulhauses Oberdorf an die SIAXMA®Zutrittskontrolle angeschlossen. Der Bereichsleiter Hausdienste kann das Programm von seinem PC-Arbeitsplatz oder gar von seinem Zuhause aus direkt steuern. Die Lehrpersonen können per Badge Licht-, Storen- und Liftfunktionen steuern, und die Türen (z.B. zum Lehrerzimmer) lassen sich bequem per Taster verriegeln oder freigeben. Die Lüftungs- und Heizungsanlagen sind mit Sensoren ausgestattet, die im Störungsfall automatisch eine Meldung an den Bereichsleiter Hausdienste senden.
Der Nutzen einer solchen Anlage für die Gemeinde ist vielschichtig. Vergisst jemand, abends eine Türe zu verschliessen, holt das System dies zur programmierten Zeit nach. Türstopper und Keile gibt es keine mehr, weil Türen prinzipiell zu sein müssen. Lichter werden gelöscht, nicht benötigte Räume bleiben sauber, haustechnische Einrichtungen werden elektronisch überwacht, Ausfälle und Schäden vermieden. Kontrollgänge durch Sicherheitsdienste können stark reduziert oder ganz weggelassen werden.
Zeiterfassung für Gemeindemitarbeitende
Etwa 60 Mitarbeitende der Gemeinde nutzen zudem die SIAXMA® Zeiterfassung, um ihre Arbeitszeit zu erfassen. Dafür verwenden sie denselben Badge wie für die Zutrittskontrolle. An einem Touchscreen-Terminal oder am eigenen PC geben sie die nötigen Informationen ein und können ihre persönlichen Zeitdaten einsehen, wie z.B. das Ferienguthaben.
Die Einsparungen bei Administration, Personal und Energie liegen auf der Hand. Der Bereichsleiter spricht von mehreren Stunden, die er mit der neuen Zeiterfassung jeden Monat einspart; „Ich kann Korrekturen online vornehmen, muss nicht überall Informationen zusammensuchen und verfüge über aussagekräftige Auswertungen.“