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Personen-Verwaltung
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Siaxma®

Personen-Verwaltung

Personenverwaltung erspart Doppelspurigkeiten

Falls Sie eine SIAXMA® Zeiterfassung, Leistungserfassung oder Zutrittskontrolle installieren möchten, ist das Modul Personenverwaltung Voraussetzung für deren Betrieb. Vielleicht wollen Sie aber einfach Ihre Mitarbeiteradministration auf Vordermann bringen? Dann läuft die Personenverwaltung auch autonom und hilft Ihnen, Ihre Abläufe zu vereinfachen.

Häufig gestellte Fragen

Haben Sie sich auch schon diese und weitere Fragen gestellt:

• Können wir die Doppel- und Mehrfacherfassung solcher Daten vermeiden?
• Lassen sich die gleichen Stammdaten auch in Drittsysteme übertragen?
• Wo hinterlegen wir Dokumente wie Diplome, Zertifikate, Verträge usw.?
• Wie können wir die vielen Sicherheits- und Zeitwirtschaftsdaten sinnvoll auswerten?
• Müssen wir die Ausweiserstellung (Badges) weiterhin extern vergeben?
• Wie erhalten wir einen besseren Überblick über das Schlüssel- und Schliesswesen?
• Gibt es ein Tool für die Verwaltung von Leihgaben (Werkzeuge, Autos, Laptops usw.)?
• Was, wenn jemand in mehreren Abteilungen oder gar (Tochter-) Firmen arbeitet?
• Was, wenn ein Ausweis verloren geht?

Problem und Lösung

Mehr Nutzen heisst nicht mehr Aufwand

Sie entscheiden sich für ein neues Zeiterfassungssystem, eine effizienzsteigernde Leistungserfassung, eine umfassende Zutrittskontrolle oder ganz einfach für mehr Möglichkeiten in der Mitarbeiteradministration. Das bedeutet nicht automatisch mehr Verwaltungsaufwand.

Mit der SIAXMA® Personenverwaltung erhalten Sie ein einziges zentrales Hilfsmittel mit „Cockpit-Funktion“. Damit lassen sich alle Daten, Informationen und Tasks an einem Ort überblicken und bearbeiten. Es ermöglicht aber auch die Anbindung von bestehenden Fremdsystemen und Datenbanken und erspart Ihnen – dank Import- und Exportfunktionen – Redundanzen oder Mehrfacherfassungen.

Systemvoraussetzung

Die SIAXMA® Personenverwaltung ist das komplett webbasierte, zentrale Instrument für die Eingabe und Pflege sämtlicher Personenstammdaten. Als einer der ersten Anbieter in der Schweiz haben wir unser System vollumfänglich webbasiert umgesetzt. Software-Installationen auf Ihren Rechnern erübrigen sich; Support- und Wartungsarbeiten erledigen wir einfach und sicher von extern. Was uns ausserdem von anderen Anbietern abhebt: Wir können nicht nur die Software online konfigurieren und bewirtschaften, sondern auch sämtliche Komponenten entlang der Hardwarekette, bis zum Zutrittsleser und Sensor.

Systemvoraussetzung

SIAXMA® Manager
Beinhaltet die serverseitigen Verarbeitungsprozesse, die Mandanten- und Berechtigungsverwaltung, das Berichtcenter sowie die Hardwarekonfiguration.

SIAXMA® Personenverwaltung
Das Modul Personenverwaltung kann als „Stand-alone“ genutzt werden; für den Betrieb der SIAXMA® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ist es hingegen unerlässlich. Es bildet zudem die Basis und die Kommunikationszentrale zwischen der SIAXMA® Datenbank und den weiteren Modulen rund um das Sicherheits-, Zeiterfassungs- und Ausweismanagement. Und schliesslich hilft es Ihnen, die zunehmend komplexen Anstellungs- und Arbeitszeitmodelle administrativ abzubilden.

Grundsätzlich sind in der Personenverwaltung sämtliche Personen erfasst, die das SIAXMA® System in irgendeiner Weise nutzen. Von jeder Person gibt es zwei eindeutige Identifikationselemente: die Personal- und die Ausweisnummer. Sie werden auch für den Austausch mit anderen Systemen genutzt. Hier sind Zutritts- und Zugriffsberechtigungen hinterlegt, Login-Daten, Arbeitszeitreglemente, Vorgesetztenfunktionen, persönliche Dokumente, Gruppenzugehörigkeit, Berechtigungen fürs Parkieren, bargeldloses Bezahlen, Kopiererbenützung und viele andere Parameter.

Weitere Module und Optionen

Die SIAXMA® Personenverwaltung lässt sich um einige Module erweitern. Auch sie sind vollumfänglich über den Webbrowser bedienbar.

Datenimport/-export
Der Austausch von Personalstammdaten mit Drittsystemen und Technologien ist praktisch unbeschränkt möglich. Durch den Import von unterschiedlichen Daten aus mehreren Systemen werden Redundanzen vermieden nach dem Prinzip: Die richtigen Daten am richtigen Ort.

Ausweislayout
Gestalten Sie Ihre Ausweise (Kartenbadges) nach Ihren Wünschen und/oder nach dem Corporate Design. Bestimmen Sie die Farben, den Einsatz Ihres Logos, die Platzierung von Textfeldern, Hologrammen, Unterschriften und anderer Elemente. Die Quelldaten werden aus der SIAXMA® Datenbank importiert und automatisch ins richtige Feld abgefüllt.

Ausweisprogrammierung
Warten Sie nicht länger auf externe Dienstleister: Programmieren Sie Ihre Ausweise/Badges selber. Dafür verwenden Sie eine spezielle Schreib- und Lesestation, mit der Sie LEGIC®-Ausweise mit mehreren Segmenten beschreiben bzw. umprogrammieren. Sie vergeben Zugriffsberechtigungen und definieren Cash-Funktionen, Parkplatz- und Druckerbenützung und weitere Einsatzbereiche.

Biometrische Daten
Auch Fingerprint-Templates können Sie selber einscannen. Die Minutien (Ausprägungen) werden auf den Ausweis geschrieben und bei einem Zutrittsversuch mit dem verschlüsselten Datenbankeintrag verglichen. Bei Einsatz eines Handvenenlesers dient der SIAXMA® Manager als Schnittstelle.

Leihgabenverwaltung
Dieses Modul gibt Ihnen Überblick darüber, wer Schlüssel, Mobiltelefone, Notebooks, Werkzeugkoffer, Autos und anderes wertvolles Firmengut zu welchem Zeitpunkt bezogen bzw. zurückgegeben hat. Sie hinterlegen oder drucken Quittungen und andere relevante Dokumente und behalten so jederzeit die Übersicht.

Leihgaben-Zusatz (Zylinderverwaltung)
Die Grundlage für elektronische Schliesspläne: Weisen Sie bestehenden Schlüsseln bestimmte Zylinder zu. Damit ersparen Sie sich separate (tabellarische) Schlüssellisten und Schliesspläne.

Individuelle Felder
Fehlt ein Eingabefeld? Erstellen Sie es gleich selber und weisen Sie ihm seine Feldfunktion zu (Datum, Zahlen, alphanumerische Inhalte, Text). Wählen Sie die Gliederung der Personenstammdaten nach Ihren Bedürfnissen und Abläufen.

Mehrfachanstellung
Nachfolgeverträge und parallel geltende Anstellungen sind hier zentral abgelegt und beziehen alle die gleichen Stammdaten aus der Personalverwaltung. Betreffende Mitarbeitende benötigen für alle Funktionen rund um ihre Verträge den gleichen Ausweis und nur ein Login. Sie ersparen sich damit viel Aufwand.

Funktionen

Nützliche Funktionen - SIAXMA® Personenverwaltung

Zusatzdaten
Personensicherheitsprüfungen, Diplome und Zertifikate, Arbeitsverträge, Kunden-, Lieferanten- oder Projektverträge sowie Ausweis- und Leihgabenquittungen können hinterlegt und jederzeit abgerufen werden.

Vorgesetztenfunktion
Hier werden die Stufen von Vorgesetzten wie auch deren unterstellten Mitarbeitenden festgelegt. Vorgesetzte können Zeitbuchungen, Abwesenheiten und Ferienanträge jederzeit einsehen, elektronisch visieren oder ablehnen. Formulare und Listen waren gestern.

Ersatzausweis
Die Ausgabe von befristeten Ersatz- oder Interimsausweisen ist einfach. Geht ein Ausweis verloren, wird in den Personendaten eine Kopie des Originals hinterlegt und dessen Gültigkeit definiert. Kommt der Originalausweis wieder zum Vorschein, wird der Ersatzausweis mit wenigen Klicks rückgängig gemacht.

Personengruppe
Mitarbeitende können einer oder mehreren Gruppen zugewiesen werden. Änderungen – eine weitere Zutrittsberechtigung, neue Ferienregelung o.ä. – müssen nur einmal gemacht werden und gelten sofort für die ganze Gruppe. Der Bearbeitungsaufwand sinkt, Fehlerquellen werden eliminiert.

Quittungsdruck
Der Benutzer kann Ausweis- und/oder Cash-Quittungen ausgeben und durch den Empfänger visieren lassen; im Modul „Manager“ können dazu verschiedene Quittungsvorlagen erstellt werden. Ihre Mitarbeitenden werden Ihnen diese Vereinfachung danken.

History
Bei Unsicherheiten und Rückfragen die Ruhe bewahren: Alle Änderungen an den Personendaten werden im System protokolliert und können lückenlos nachverfolgt werden.

Ihr Nutzen

Ihr Hauptnutzen: Alle Stammdaten an einem Ort

• Ihre Stammdaten sind zentral zugänglich und nach klaren Kriterien strukturiert.
• Sie importieren/exportieren und ändern Datensätze immer nur einmal.
• Ihre Personalstammdaten lassen sich in jegliche Drittsysteme exportieren.
• Wichtige Dokumente wie Diplome, Zertifikate, Verträge u.a. sind ebenfalls hier zugänglich.
• Aus den Stamm-, Sicherheits- und Zeitwirtschaftsdaten generieren Sie aussagekräftige Berichte.
• Zur Gestaltung und Programmierung der Datenträger benötigen Sie keinen externen Dienstleister.
• Die Aus- und Rückgabe von Schlüsseln, Arbeitsmitteln usw. ist jederzeit rückverfolgbar.
• Für Mehrfachanstellungen werden die gleichen Basisdaten und Module verwendet.
• Ersatzausweise sind einfach und schnell ausgestellt und auch wieder rückgängig gemacht.

 

Test

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